Personvernerklæring for Norsk Formularindustri AS

Denne personvernerklæringen forteller hvordan vi samler inn og bruker personopplysninger. Når du bruker nettstedet vårt og/eller er i kontakt med oss.

I denne personvernerklæringen finner du informasjon om personopplysninger vi samler inn, hvorfor vi gjør dette og dine rettigheter knyttet til behandlingen av personopplysningene. 

Behandlingsansvarlig for personopplysningene vi behandler, er daglig leder i Norsk Formularindustri AS.

Når samler Norsk Formularindustri AS inn personopplysninger?

Vi behandler i hovedsak opplysninger om deg i følgende tilfeller:

  • Du har sendt en henvendelse til oss

  • Du har søkt jobb hos oss

  • Du har bestilt et oppdrag hos oss 

  • Du besøker vår hjemmeside www.nfias.no 

 

Vi kan også motta opplysninger om deg fra andre i følgende tilfeller:

  • Vi mottar opplysninger om deg fra en av våre kunder/bestillere som trykker og printer en jobb hos oss

  • En jobbsøker har angitt deg som referanse

Hvorfor samler vi inn personopplysninger?

Vi samler inn og bruker dine personopplysninger til ulike formål avhengig av hvem du er og hvordan vi kommer i kontakt med deg. Behandlingen av personopplysninger skjer på grunnlag av en interesseavveining. Vi har vurdert det slik at behandlingen er nødvendig for å kunne gi deg og ditt firma/din arbeidsgiver/deg som kunde/bestiller best mulig oppfølging på en effektiv og praktisk måte.

Dette er en oversikt over hvilke opplysninger vi kan behandle om deg:

  • Fornavn

  • Etternavn

  • Telefonnummer

  • E-postadresse

  • Firma du jobber i (de fleste som kontakter oss er kunder med trykkoppdrag)

  • Fakturaadresse

  • Gateadresse

  • IP-adresse

  • Kontonummer (til firmaet du jobber i)

 

Personopplysningene benyttes i disse sammenhengene:

  • Behandle bestillinger av trykkoppdrag

  • Besvare henvendelser direkte til våre ansatte med synlige e-post adresser på hjemmesiden

  • Sende ut e-post og gi informasjon om trykk- og printoppdraget, vår virksomhet og våre produkter

  • Registrering om ønske om en “kaffekopp” via vår hjemmeside - link til kaffekoppen

• Blir det en “kaffekopp” og et oppdrag - så behandles personopplysningene gitt i denne personvernerklæringen.

  • Besvare henvendelser som kommer inn via hjemmesiden - f.eks. via telefon og mail

  • Rekruttering til ledige stillinger. Her vil vi samle inn flere personopplysninger enn de som er nevnt over. Det kan være søknad, CV, attester/vitnemål, interne vurderinger, intervjureferater, bakgrunnssjekker og referanser.

Utlevering av personopplysninger til andre (databehandleravtaler)

Vi gir ikke personopplysningene dine videre til andre med mindre det foreligger et lovlig grunnlag for slik utlevering. Eksempler på slikt grunnlag vil typisk være en avtale med deg (kunde/bestiller) eller et lovgrunnlag som pålegger oss å gi ut informasjonen f.eks. Regnskapsloven.

Vi bruker databehandlere og deres verktøy til å samle inn, lagre eller på annen måte behandle personopplysninger på våre vegne. I slike tilfeller har vi inngått avtaler for å ivareta informasjonssikkerheten i alle ledd av behandlingen. Vi benytter oss av følgende databehandlere per i dag:

  • Wix (webpubliseringssystem).

• Hvis du ønsker en “kaffekopp” med en av våre selgere

  • Nettbutikken ligger hos Finans Norge Forsikringsdrift

• Her bestiller du skademeldingsskjema - www.blankettnett.no Navn, firma, adresse, e-postadresse (blir brukt til å infomere om fordendelsen)

  • Navision/Omikai (kunderegistreringssystem)

• Opplysningene brukes til å håndtere alle kunder som har oppdrag hos oss. Personopplysningene vil bli lagret etter avtale med kundene.

  • PlusOffice (informasjonssystem) er et internt informasjons- og ledelsessystem

• Her ligger ansattes personopplysninger lagret.

 

Vi behandler alle oppdrag - enkle og kompliserte - konfidensielt.

Hvordan behandles oppdrag hos NFI AS

Du bør gjøre deg godt kjent med innholdet i denne personvernerklæringen. Ved å bestille oppdrag (trykk, print etc) samtykker du til at vi behandler personopplysninger i henhold til denne personvernerklæringen, og de rammer som den til enhver tid gjeldende lovgivning krever.

NFI AS behandler både små og store oppdrag for sine kunder/bestillere. Det kan være en enkel trykkjobb hvor ingen andre personopplysninger enn kundens egne opplysninger finnes i ordresystemet Omikai. Eller det kan være et komplisert oppdrag hvor printing av kundens kunders personopplysninger blir printet på - også sensitive personopplysninger.

 

Alle kunder hos oss vil bli lagt inn i vårt ordresystem Omikai med firmanavn, navn, stilling, firmaets adresse, mobiltelefon, e-post adresse og firmaets kontonummer. Eventuelle avtaler vil også bli lagret i samme system. Oppdragets art og omfang vil bli lagt inn og vil bli tatt vare på så lenge kunden selv ønsker. Det er kundens økonomiske interesse at slike oppdrag blir tatt vare på for senere opptrykk.

Levering og sletting

NFI AS informerer fortløpende om levering skjer til avtalt tid. Spesielt er dette viktig ved utsendelse av trykkoppdrag med printet personopplysninger. Det vil alltid være kundens ansvar at personopplysninger som ikke skal være synlig ved forsendelse til mottakere (deres kunders kunder) ikke er synlig. Dette vil NFI AS være behjelpelig med å påpeke.

 

Såfremt levering hindres pga force majeur, er vi ikke forpliktet til å opprettholde kontraktfestet leveringstid eller til å betale erstatning for forsinket eller uteblitt levering. 

 

Vi forventer at det foreligger lovlig hjemmel for reproduksjon, trykking, printing og utgivelse/utsendelse av alle elementer i trykksaken som kommer fra kunden/bestiller. Dvs at vi forventer at personopplysninger om egne kunder som leveres til oss via SFTP serveren, er det gitt samtykke til i henhold til personvernlovens Artikkel 7 Vilkår for samtykke. NFI AS har rutine på at sletting av overførte personopplysninger slettes etter avtale med kunden/bestiller og senest 2 (to) uker etter at oppdraget er levert/sendt ut.

Eiendomsrett

Originalmateriellet returneres umiddelbart etter at oppdraget er utført eller oppbevares betryggende hos NFI AS, enten digital eller fysisk i låste skap.

Montasjer og reproduksjons- og trykkmedia som er utarbeidet av oss/NFI, er vår/NFI sin eiendom og kan ikke kreves utlevert av kunde/bestiller og kan bare anvendes til arbeid for nevnte kunde/bestiller etter dennes samtykke.

 

For trykkerier som NFI AS er alt som trykkes og printes viktig å ta vare på for kunden/bestilleren til f.eks. senere opptrykk. Er det oppdrag hvor personopplysninger er printet på det trykte vil NFI AS alltid lage fysiske prøver hvor det er printet fiktive personopplysninger på. Hvor lenge dette skal lagres - både digitalt og fysisk - avtales eksplisitt med hver kunde/bestiller.

Lagringstid/Slettefrister/Sletterutiner

Vi lagrer dine personopplysninger hos oss så lenge det er nødvendig for det formål personopplysningene ble samlet inn for.

Personopplysninger vi behandler for å oppfylle en avtale med deg og ditt firma/arbeidsgiver kan slettes når oppdraget er oppfylt og alle plikter som følge av avtaleforholdet/trykkoppdraget er oppfylt/levert, men kan også lagres etter avtale.

Personopplysninger som vi behandler på grunnlag av ditt samtykke slettes, hvis du trekker ditt samtykke. Unntak fra dette er når annet lovverk pålegger oss å beholde opplysningene.

For enkelte typer behandling av personopplysninger, hvor tredjepart ikke er involvert beholder vi opplysningene i følgende tidsperiode:

  • Ved rekruttering lagres opplysningene inntil samtykke positivt trekkes tilbake.

  • Behandlingen er basert på en interesseavveining i relasjon til fremtidige ansettelsesmuligheter.

  • Besøksliste. Slettes kontinuerlig, vanligvis på slutten av en dag eller påfølgende morgen.

  • Ved generelle henvendelser til oss lagres opplysningene inntil samtykke positivt trekkes tilbake. Behandlingen er basert på en interesseavveining i relasjon til senere henvendelser og/eller ytterligere henvendelser på samme tema/trykkoppdrag.

Dine rettigheter når vi behandler personopplysninger om deg 

Du har rett til å kreve innsyn, retting eller sletting av personopplysningene vi behandler om deg og ditt firma/arbeidsgiver. Du har også rett til å kreve begrenset behandling, rette innsigelse mot behandlingen og kreve rett til dataportabilitet (dvs. du kan få utlevert personopplysningene om deg og gjenbruke disse som du vil på tvers av ulike systemer og tjenester).

Du kan lese mer om innholdet i disse rettighetene på Datatilsynets nettsted: www.datatilsynet.no

For å ta i bruk dine rettigheter må du kontakte Norsk Formularindustri AS. Vi vil svare på din henvendelse til oss så fort som mulig. Vi vil be deg om å bekrefte identiteten din eller å oppgi ytterligere informasjon før vi lar deg ta i bruk dine rettigheter overfor oss. Dette gjør vi for å være sikre på at vi kun gir tilgang til dine personopplysninger til deg, og ikke noen som gir seg ut for å være deg.

Du kan til enhver tid trekke tilbake ditt samtykke for behandling av personopplysninger hos oss. Den enkleste måten å gjøre dette på, er å kontakte oss.

Endringer

Hvis det skulle skje endring av våre tjenester eller endringer i regelverket om behandling av personopplysninger, kan det medføre forandring i informasjonen i denne teksten. Hvis vi har dine kontaktopplysninger, vil vi gjøre deg oppmerksom på disse forandringene. Du vil også se når eventuelle endringer er foretatt (med dato for når den er oppdatert) i denne i erklæringen.

Cookies (informasjonskapsler)

Nfias.no benytter "cookies". En cookie er en liten tekstfil som blir lagret på din harddisk av nettstedet du besøker. Filen inneholder informasjon og blir blant annet brukt til å støtte deg som bruker og til statistikk. I denne statistikken er det ikke mulig å identifisere deg som enkeltperson. Det medfører ingen sikkerhetsrisiko for deg, og gjør at vi kan tilby deg en tjeneste som virker best mulig. Funksjonen kan slås av i de fleste nettlesere gjennom et menyvalg som "innstillinger", "sikkerhet" e.l. Dette vil imidlertid få konsekvenser for bruken av nettstedet generelt og nettbutikken. Informasjonen vi samler inn fra informasjonskapsler via nettsiden lagres ikke.

Spesielt om statistikkverktøy

Verktøyet Norsk Formularindustri AS benytter for å innhente statistikk er Google Analytics. Vi administrerer dette verktøyet ved hjelp av et Tag Management System: Google Tag Manager.

Norsk Formularindustri AS har en kommersiell avtale med Google Analytics som garanterer at brukerne vil være anonyme og at ingen personlig identifiserbar informasjon sendes eller deles.

Hvis du likevel ikke ønsker at Norsk Formularindustri AS skal samle inn anonyme data fra deg, så kan du melde deg av denne innsamlingen på følgende adresser:

 

Kontaktinformasjon

For spørsmål om vår behandling av dine personopplysninger kan du kontakte oss, send e-post til havard@nfias.no.

Mjøndalen, 27.04.2022

 

(Versjon 2)